中关村国联产业协同创新发展促进中心档案工作管理办法

　　第一条 为加强中关村国联产业协同创新发展促进中心(以下简称“中心”)档案管理工作，有效地保护和利用档案，依据《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定本办法。

　　第二条 中心的档案是指在从事服务、合作、经营、管理等各项工作中形成的具有保存价值的各种形式和各种载体的原始凭证和真实记录，是中心进行各项工作的重要凭证和依据，也是中心不可或缺的信息资源和重要资产。

　　第三条 中心档案工作是履行档案管理职能的行为和活动，是中心工作的组成部分，是维护中心利益和历史真实面貌的重要工作。档案工作 执行“三纳入”和“三同步”制度，确保中心档案的完整、准确、系统和安全，为中心经营管理和持续高效发展提供支撑和服务：

　　“三纳入”是指将档案工作纳入重要工作议事日程，纳入相关工作的规章制度及工作流程，纳入有关部门和有关人员的岗位职责。

　　“三同步”是指中心各项工作计划同时制定文件的归档计划和归档范围;检查工作进度同时检查项目文件积累情况;工作结束和总结时做好文件归档交接。

　　第四条 管理原则：中心办公室设置档案室统筹管理,各项工作负责人具体负责归档工作。

　　第五条 管理职责

　　(一)中心领导档案工作职责

　　1.负责档案工作重大事项的决策;

　　2.负责听取档案工作汇报，指导档案工作，不断提高档案工作水平。

　　(二)中心办公室(档案室)档案工作职责

　　1.制定档案工作规划和计划;

　　2.建立档案工作制度并执行;

　　3.进行档案资源体系、利用体系、安全体系三个体系建设;

　　4.进行档案工作宣传，强化全员档案意识。

　　第六条 中心办公室档案工作人员要忠于职守，严守国家和中心秘密，注重自身综合素质的培养，提升档案业务能力，提高档案管理水平。

　　第七条 凡是记录和反映中心经营和管理活动的具有保存价值的各种载体、各种形式的文件材料，按照规定，定期移交，集中管理。任何单位或个人不得据为已有或拒绝归档。职工退休、离职或工作岗位变动时，必须移交归档文件材料和归还借阅的档案，档案室在相应文件上签署意见后，方可办理有关手续。

　　第八条 中心档案共分七类：设备、项目、文书、会计、实物、人事和网员数据库信息。网员信息数据库的管理另行制定相关管理办法进行管理。

　　第九条 中心归档文件材料的主要来源有：

　　(一)中心办公室各项工作形成的文件;

　　(二)政府等相关行政管理部门审批文件，联盟协发网对中心工作的指示及批复;

　　(三)合作单位、网员单位向我中心提交的文件材料;

　　(四)引进项目、采购设备等形成的文件材料;

　　(五)执行、办理的外来文件材料;

　　(六)员工外出活动形成或收集的有查考价值的文件;

　　第十条 文件材料归档范围和档案保管期限(制定相关细则)。

　　第十一条 归档要求：

　　(一)归档的文件要遵循形成规律，保持其内在有机联系，保证归档文件的真实、准确、完整、规范;

　　(二)档案管理人员检查归档文件的质量和数量、核对纸质文件材料、电子版、档案软件系统一致性，符合要求后，交接双方及部门负责人签字，将文件(纸质和电子)与目录(纸质和电子)一并移交。

　　(三)每位员工均是档案的形成者，在归档文件制作时，要做到书写和载体能耐久保存，音质纯正、字迹工整，图样清晰，要用碳素墨水或蓝黑墨水书写，禁用圆珠笔、铅笔、复写纸等书写材料;

　　(四)各类文件材料必须归档原件，且签章完备。不能归原件的，归档复制件，形成者或经办人签名，并根据需要加中心办公室章，并在移交单中说明原件去处;

　　(五)归档文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。以电子版本形式归档同时,还必须有一份纸质材料一并归档。

　　第十二条 中心办公室档案员将接收来的文件材料进行分类、装订、组卷、编目、编研、排架等步骤整理，录入或者核查档案软件系统，做到保管有序，便于查找利用。

　　第十三条档案资料管理应贯彻“以防为主、防治结合”的原则，保持良好的卫生环境,做好防治有害生物、防火、防光、防潮、防尘、防磁、防盗和防污染等安全工作。对破损或载体变质的档案，应及时进行修补和复制。

　　第十四条 档案利用

　　(一)档案员要编制检索工具，积极采用先进技术手段为利用者提供咨询、检索服务，并及时、准确地提供档案信息服务。要进行编研工作，多角度、多途径提供利用。

　　(二)利用者利用档案要严格履行审批手续，并进行利用效果登记，对于借阅的档案要爱护，妥善保管，保证档案完整和档案信息的安全。

　　(三)详细档案利用另作规定。

　　第十五条 档案管理工作必须严格遵守保密原则，加强各环节管理，强化安全措施，确保档案实体安全和信息安全，正确处理利用和保密的关系。

　　第十六条 对造成档案损毁、丢失的;将应归档的文件据为己有，拒不向档案室移交的;擅自复制、涂改、抽拆、伪造、销毁档案的;及其它违反档案管理的行为，视情节轻重给予处分或罚款，直至追究法律责任。

　　第十七条 本办法自起施行。

　　第十八条 本制度解释权归理事会。本制度经第一届理事会第二次会议审议通过，自2017年12月21日起实施。